WHISTLEBLOWING – RICHTLINIE (Verpfeifen-Richtlinie)

Datum: Dezember 2023

Unternehmen:	MANTZARIS AG
Einstufung:	Richtlinie
Kraftstufe:	Verbindliche
Stand:	1.0
Genehmigt vom:	Vorstand
Datum der Genehmigung:	15.12.2023
Datum des Inkrafttretens:	15.12.2023

EINFÜHRUNG

Bei MANTZARIS AG (das „Unternehmen“) handeln wir in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen, den Grundsätzen und Werten der Ethik- und Verhaltensregelung unseres Unternehmens, sowie mit unseren internen Richtlinien und Verfahren. Unser Ziel ist es, ein Höchstmaß an ethischem und professionellem Verhalten zu gewährleisten und Transparenz in unserem Geschäftsumfeld zu erreichen.

Bei MANTZARIS AG sind wir entschlossen, alle gesetzwidrigen oder unzulässigen Handlungen oder Verhaltensweisen zu verbieten, die dem Ansehen und der Glaubwürdigkeit unseres Unternehmens schaden könnten. Im Einklang mit dem geltenden Recht haben wir interne Kanäle für die Meldung tatsächlicher oder vermuteter Verstöße gegen das Unionsrecht (Whistleblowing) eingerichtet.

Der Zweck dieser Verpfeifen-Richtlinie (im Folgenden die „Richtlinie“) ist es, den Umfang und die Funktionsweise des internen Whistleblowing-Systems von MANTZARIS AG zu verdeutlichen und alle interessierten Personen zu ermutigen, dieses System zu nutzen, indem sie ihre Bedenken rechtzeitig und ohne Zögern äußern und genaue und möglichst vollständige Meldungen in gutem Glauben, verantwortungsbewusst und mit professioneller Sorgfalt erstatten.

Wir fordern alle unsere Führungskräfte, Mitarbeiter und Partner auf, die ihnen zur Verfügung stehenden internen Meldekanäle zu nutzen und alle Fälle von unerlaubtem oder unethischem Verhalten sowie alle unangemessenen Praktiken, von denen sie erfahren, gemäß den Bestimmungen dieser Richtlinie unverzüglich zu melden. Wir möchten Ihnen versichern, dass unseres Unternehmen Meldungen über Verstöße ernst nimmt und sie mit äußerster Diskretion und Vertraulichkeit untersucht. Im Falle einer begründeten Meldung wird das Unternehmen alle Maßnahmen, die nach geltendem Recht zulässig sind, einschließlich der Verfolgung zivil- und strafrechtlicher Ansprüche vor Gericht, ergreifen.

DEFINITIONEN

„Interne Meldung“: Die mündliche oder schriftliche Mitteilung von Informationen an den Beauftragten für die Entgegennahme der Meldungen und Folgemaßnahmen des Unternehmens in Bezug auf Verstöße gegen das Unionsrecht, wie sie im Hellenischen Gesetz Nr. 4990/2022 zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 und anderen dringenden Vorschriften“.

„Externe Meldung“: Die mündliche oder schriftliche oder über eine elektronische Plattform erfolgende Mitteilung von Informationen über Verstöße gegen das Unionsrecht an die Hellenische Transparenzbehörde (EAD) oder gegebenenfalls an die Hellenische Wettbewerbskommission (EA).

„Betroffene Person der Meldung“: Eine natürliche oder eine juristische Person, die in der Meldung oder in der Offenlegung als eine Person bezeichnet wird, die den Verstoß begangen hat, oder mit der die bezeichnete Person verbunden ist, und die in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fällt.

„Hinweisgeber“: Eine natürliche Person, die im Zusammenhang mit ihren Arbeitstätigkeiten erlangte Informationen über Verstöße meldet oder offenlegt.

„BEMF“: Beauftragter für die Entgegennahme der Meldungen und Folgemaßnahmen.

„Repressalien“: Direkte oder indirekte Handlungen oder Unterlassungen in einem beruflichen Kontext, die durch eine Meldung oder eine Offenlegung ausgelöst werden und durch die dem Hinweisgeber ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.

„Hinreichende Gründe“: Die begründete Überzeugung einer Person mit ähnlichen Kenntnissen, Ausbildung und Erfahrung wie der Hinweisgeber, dass die verfügbaren Informationen der Wahrheit entsprechen und einen Verstoß gegen das Unionsrecht darstellen, der in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fällt.

„Offenlegung“: Das öffentliche Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße.

„Folgemaßnahmen“: Vom Empfänger einer Meldung oder irgendeiner Behörde oder einer Einrichtung, an die die Meldung aufgrund ihrer Zuständigkeit weitergeleitet wird, ergriffene Handlungen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und gegebenenfalls zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln oder Abschluss des Verfahrens.

„Rückmeldung“: Die Unterrichtung des Hinweisgebers über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Folgemaßnahmen.

„Beruflicher Kontext“: Laufende, frühere oder voraussichtliche Arbeitstätigkeiten, durch die Personen unabhängig von der Art der Tätigkeiten Informationen über Verstöße erlangen.

„Verstöße“: Handlungen oder Unterlassungen, die rechtswidrig nach dem Unionsrecht sind oder dem Ziel oder dem Zweck der Vorschriften des Unionsrechts zuwiderlaufen und in den sachlichen Anwendungsbereich dieser Richtlinie fallen.

„Informationen über Verstöße“: Informationen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, in Bezug auf Verstöße, die im Unternehmen, in dem der Hinweisgeber tätig ist oder war oder sein wird, oder mit dem er in Verhandlungen über eine Arbeitsplatz steht, oder in einer anderen Organisation, mit der der Hinweisgeber aufgrund seiner beruflichen Tätigkeit im Kontakt steht oder stand, bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie in Bezug auf Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.

„Personenbezogene Daten“ bzw. „Personendaten“: Der Ausdruck bezeichnet alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person der Daten“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

„Verarbeitung personenbezogener Daten“: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

„Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten“: Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

ANWENDUNGSBEREICH

A. GEGENSTAND EINER MELDUNG

Das Meldesystem kann genutzt werden, um Verstöße in Bezug auf Folgendes zu melden oder offenzulegen:

Verstöße gegen das Unionsrecht, wie in Anhang I des Hellenischen Gesetzes Nr. 4990/2022 genauer definiert, in den folgenden Bereichen:

a) öffentliches Auftragswesen,
b) Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
c) Produktsicherheit und -konformität,
d) Verkehrssicherheit,
e) Umweltschutz,
f) Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit,
g) Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
h) öffentliche Gesundheit,
i) Verbraucherschutz,
j) Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.

Verstöße gegen die finanziellen Interessen der Union im Sinne von Artikel 325 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV), nämlich Betrugsfälle oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der EU, sowie gemäß den genaueren Definitionen in einschlägigen Unionsmaßnahmen.
Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV, einschließlich Verstöße gegen Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen, sowie Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften in Bezug auf Handlungen, die die Körperschaftsteuer-Vorschriften verletzen oder in Bezug auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des geltenden Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft.

Vorfälle von Gewalt und Belästigung am Arbeitsplatz, die in einer gesonderten Richtlinie der MANTZARIS AG zur „Prävention und Behandlung aller Formen von Gewalt und Belästigung am Arbeitsplatz“ geregelt sind und für die ein eigenes Meldeverfahren gilt, fallen NICHT in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie. Diese Richtlinie gilt auch nicht für Streitigkeiten über Angelegenheiten, die die Politik und Entscheidungen der Unternehmensleitung betreffen, persönliche Angelegenheiten und/oder Streitigkeiten mit Vorgesetzten/Kollegen oder unbegründete Gerüchte und Hörensagen.

Β. WER KANN EINE ΜELDUNG ERSTATTEN?

Meldungen können erstattet werden von:

Anteilseignern, Mitgliedern des Verwaltungsrats des Unternehmens und im Allgemeinen von Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan des Unternehmens angehören, einschließlich der nicht geschäftsführenden Mitglieder, sowie von Freiwilligen und bezahlten oder unbezahlten Praktikanten/Auszubildenden;
Führungskräfte und Mitarbeiter des Unternehmens, unabhängig von ihrer Position und ihrem Beschäftigungsgrad (entweder sie mit dem Unternehmen in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis stehen oder unabhängige Dienstleistungen erbringen, unbefristet oder befristet, in Vollzeit oder Teilzeit, dauerhaft oder saisonal, von einer anderen Einrichtung abgeordnet usw.);
Personen, deren Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen aus irgendeinem Grund beendet ist (ehemalige Mitarbeiter) oder noch nicht begonnen hat (potenzielle Mitarbeiter, die im Rahmen des Einstellungsverfahrens oder anderer vorvertraglicher Verhandlung Informationen über Verstöße erlangen);
Lieferanten, Berater, Mitarbeiter jeglicher Art des Unternehmens, einschließlich Personen, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten arbeiten.

Voraussetzung für das Fallen in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie ist, dass die Meldung nach Treu und Glauben erfolgt, d.h. der Hinweisgeber muss hinreichende Gründe für die Annahme haben, dass die übermittelten Informationen wahr sind.

NAMENTLICHE ODER ANONYME MELDUNG?

Meldungen können anonym über geeignete Kanäle erstattet werden, wie in Klausel 7.A unten dargelegt. Das Unternehmen gewährleistet die Vertraulichkeit der Meldungen und die Geheimhaltung der Identität des Hinweisgebers.

Die Identität des Hinweisgebers kann jedoch in Ausnahmefällen offengelegt werden, unter anderem wenn dies nach dem Unionsrecht oder dem nationalem Recht zulässig ist, wenn der Hinweisgeber die Offenlegung seiner Daten genehmigt hat oder wenn der Hinweisgeber in böser Absicht handelt oder wenn dies im Rahmen von Ermittlungen der zuständigen Behörden und/oder Gerichtsverfahren für notwendig erachtet wird und wenn eine solche Offenlegung für die Zwecke dieser Richtlinie oder zur Wahrung der Verteidigungsrechte des Hinweisgebers erforderlich ist. In diesem Fall ist der Hinweisgeber vor der Offenlegung seiner Personenangaben zu unterrichten, es sei denn, eine solche Information würde die betreffenden Ermittlungen oder Verfahren gefährden.

Wünscht der Hinweisgeber keine namentliche Meldung erstatten, so wird ihm die Möglichkeit eingeräumt, über geeignete Kanäle eine anonyme Meldung gemäß Klausel 7.A zu erstatten.

Das Unternehmen ermutigt jede Person, die ihren Verdacht mitteilen möchte, das interne Meldesystem zu nutzen, und garantiert, dass jede eingegangene Meldung mit äußerster Vertraulichkeit und Diskretion behandelt wird. Es wird betont, dass anonyme Meldungen vom Unternehmen mit der gleichen Sorgfalt und dem gleichen Gewicht behandelt werden wie namentliche Meldungen.

ANWEISUNGEN FÜR DIE ERSTATTUNG VON MELDUNGEN

Um die Untersuchung und die ordnungsgemäße Bewertung einer Meldung zu erleichtern, ist es wichtig, dass die erstattete Meldung klar und deutlich ist und so viele Informationen wie möglich enthält.

Die Meldung sollte den Namen der Person(en), die wahrscheinlich einen Verstoß begangen hat/haben, das Datum und den Ort, an dem der Vorfall stattgefunden hat, die Art des Verstoßes und eine detaillierte Beschreibung des Verstoßes, wenn möglich, zusammen mit Unterlagen und allen verfügbaren Beweisen enthalten.

Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten oder sensible Informationen, die nicht im Zusammenhang mit dem Vorfall stehen, sollten nicht in der erstatteten Meldung eingeschlossen werden.

Der Hinweisgeber sollte bereit sein, auf Anfrage weitere Informationen und Klarstellungen zu liefern. Insbesondere im Falle einer anonymen Meldung kann der Hinweisgeber, wenn er dies wünscht, über jeden von ihm gewählten Kommunikationsweg oder eine spezielle Kontaktstelle erreichbar sein.

Es wird empfohlen, dass der Hinweisgeber keine Einzelheiten über die gemeldeten Probleme an andere Personen weitergibt, da dies eine spätere Untersuchung beeinträchtigen könnte.

Das Unternehmen respektiert das Recht auf Verteidigung der an einer Meldung beteiligten Personen. In betrügerischer Absicht erstattete Meldungen, die darauf abzielen, die Integrität oder den Ruf einer Person zu schädigen, sind streng verboten.

BEAUFTRAGTER FÜR DIE ENTGEGENNAHME DER MELDUNGEN UND FOLGEMASSNAHMEN (BEMF)

Der BEMF hat die folgenden Aufgaben:

Bereitstellung geeigneter Informationen über die Möglichkeit der Einreichung einer Meldung innerhalb des Unternehmens;
Entgegennahme von Meldungen über Verstöße, die in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fallen;
Bestätigung der Entgegennahme der Meldung an den Hinweisgeber innerhalb von sieben (7) Werktagen nach dem Tag der Entgegennahme;
Einleitung der notwendigen Schritte, damit die zuständigen Stellen des Unternehmens die Meldung bearbeiten oder Beendigung des Verfahrens, indem er die Meldung archiviert, wenn sie unverständlich ist oder unsachgemäß erstattet wurde oder falls sie keine Tatsachen enthält, die einen Verstoß gegen das Unionsrecht darstellen, oder falls keine schwerwiegenden Anhaltspunkte für einen solchen Verstoß vorliegen, und Bekanntgabe der entsprechenden Entscheidung dem Hinweisgeber;
Gewährleistung der Vertraulichkeit der Personalangaben des Hinweisgebers und aller in der Meldung genannten Dritten, indem er der Zugang zu der Meldung durch Unbefugte verhindert;
Folgemaßnahmen zu den Meldungen und Kommunikation mit dem Hinweisgeber, um weitere Informationen, falls erforderlich, vom ihm anzufordern;
Unterrichtung des Hinweisgebers über die getroffenen Maßnahmen innerhalb einer angemessenen Frist, die drei (3) Monate ab der Bestätigung der Entgegennahme oder, wenn dem Hinweisgeber keine Bestätigung über die Entgegennahme zugesandt wurde, drei (3) Monate ab dem Ablauf von sieben (7) Arbeitstagen nach Erstattung der Meldung, nicht überschreiten darf;
Klare und leicht zugängliche Informationen über die Verfahren, nach denen die Meldungen bei der Hellenischen Transparenzbehörde (EAD) und, gegebenenfalls, bei öffentlichen Einrichtungen oder Institutionen und anderen Gremien oder Agenturen der Europäischen Union eingereicht werden können; und
Planung und Koordinierung von Schulungsmaßnahmen in Bezug auf Ethik und Integrität sowie Beteiligung an der Entwicklung interner Richtlinien zur Förderung von Integrität und Transparenz im Unternehmen.

Der BEMF muss:

seine Aufgaben mit Integrität, Objektivität, Unparteilichkeit, Transparenz und sozialer Verantwortung wahrnehmen;
die Regeln der Vertraulichkeit und der Geheimhaltung von Angelegenheiten, von denen er bei der Ausübung seiner Aufgaben Kenntnis erhalten hat, respektieren und einhalten;
sich der Bearbeitung bestimmter Fälle enthalten und diese ablehnen, wenn ein Interessenkonflikt besteht.

MELDEKANÄLE

A. INTERNE MELDUNG (INTERNER MELDEKANAL)

Interne Meldungen können auf folgende Weise erstattet werden:

Mit einem namentlichen oder anonymen Brief, der an den BEMF des Unternehmens gerichtet ist und mit der herkömmlichen Post versandt wird. Der Brief sollte mit dem Vermerk „Persönlich – Vertraulich“ versehen werden:

An die MANTZARIS ANONYMOS ETAIREIA (MANTZARIS AG)

Zur Kenntnis des: Beauftragten für die Entgegennahme der Meldungen und Folgemaßnahmen

Thesi Tsakiri, Zevgolatio-Korinthia,

PLZ 200 01, Griechenland

Per E-Mail an den BEMF des Unternehmens unter [email protected]
Durch telefonische Kontaktaufnahme mit dem BEMF des Unternehmens unter (0030) 2741 888129 oder
Durch ein persönliches Treffen mit dem BEMF des Unternehmens, das auf Wunsch des Hinweisgebers innerhalb einer angemessenen Frist anberaumt wird.

Im Falle einer telefonischen Meldung kann der BEMF des Unternehmens das Gespräch aufzeichnen, wenn der Hinweisgeber rechtmäßig eingewilligt hat. In diesem Fall hat der BEMF das Recht, die mündlich erstattete Meldung entweder durch eine Aufzeichnung des Gesprächs in einem festen und abrufbaren Format oder durch eine vollständige und genaue Abschrift des Gesprächs zu dokumentieren, wobei der Hinweisgeber die Möglichkeit hat, die Abschrift des Gesprächs zu überprüfen, zu berichtigen und ihr durch seine Unterschrift zuzustimmen.

Im Falle einer telefonischen Meldung ohne Abschrift des Gesprächs hat der BEMF das Recht, die mündlich erstattete Meldung in Form eines vom BEMF erstellten genauen Gesprächsprotokolls zu dokumentieren, wobei der Hinweisgeber die Möglichkeit hat, das Gesprächsprotokoll zu überprüfen, zu berichtigen und ihm durch seine Unterschrift zuzustimmen.

Falls die Meldung im Rahmen eines persönlichen Treffens mit dem BEMF erstattet wird kann der BEMF, vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers, ein vollständiges und genaues Gesprächsprotokoll in einem festen und abrufbaren Format führen, indem er entweder das Gespräch in einem festen und abrufbaren Format aufzeichnet oder ein genaues Gesprächsprotokoll anfertigt und dem Hinweisgeber die Möglichkeit gibt, das Protokoll des Treffens zu überprüfen, zu berichtigen und ihm durch seine Unterschrift zuzustimmen.

Verweigert der Hinweisgeber die Unterzeichnung des Protokolls, wie oben vorgesehen, so wird ein entsprechender Vermerk vom Verfasser des Protokolls angebracht.

B. EXTERNE MELDUNG (EXTERNER MELDEKANAL)

Wenn der Hinweisgeber der Ansicht ist, dass seine interne Meldung nicht wirksam behandelt wurde, kann er eine externe Meldung bei der Hellenischen Transparenzbehörde erstatten. Anweisungen zum Verfahren für die Meldung an die EAD finden Sie auf ihrer Webseite unter www.aead.gr.

Insbesondere bei Verstößen gegen die Artikel 101 und 102 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union im Zusammenhang mit Wettbewerbsfragen wurde die Wettbewerbskommission als zuständige Behörde für die Entgegennahme einer externen Meldung benannt. Anweisungen zum Verfahren für die Meldung an die Wettbewerbskommission finden Sie auf ihrer Webseite unter www.epant.gr.

VERFAHREN ZUR BEARBEITUNG INTERNER MELDUNGEN

Im Folgenden wird das Verfahren beschrieben, das nach Entgegennahme einer internen Meldung zu befolgen ist:

Innerhalb von sieben (7) Arbeitstagen nach dem Tag der Entgegennahme der Meldung bestätigt der BEMF dem Hinweisgeber die Entgegennahme der Meldung, sofern dieser seine Kontaktdaten angegeben hat.
Darüber hinaus informiert der BEMF unverzüglich den dreigliedrigen Whistleblowing-Ausschuss des Unternehmens, der sich aus:

(a) dem Leiter der Betriebsabteilung;

(b) dem Leiter der Kundendienstabteilung; und

Der Whistleblowing-Ausschuss ist für die Untersuchung jeder Meldung, die Durchführung von Prüfungen, die Bewertung der Richtigkeit der vom Hinweisgeber erhobenen Behauptungen, die Entscheidung über die Begründetheit oder nicht der Meldung, die Aufzeichnung der Ergebnisse der entsprechenden Untersuchung zuständig und er empfehlt, je nach Ergebnis, (i) geeignete Maßnahmen zur Behebung des gemeldeten Verstoßes, (ii) weitere Untersuchungen der Meldung oder (iii) der Schließung des Verfahrens und die Archivierung der Meldung. Die Entscheidungen des Whistleblowing-Ausschusses werden begründet und mit Stimmenmehrheit getroffen, und der Generaldirektor des Unternehmens wird davon in Kenntnis gesetzt, damit er die erforderlichen Entscheidungen treffen kann.

Falls eine Meldung unverständlich ist oder sie unsachgemäß erstattet wird oder falls sie keine Tatsachen enthält, die einen Verstoß gegen das Unionsrecht darstellen, oder wenn es keine ernsthaften Anhaltspunkte für einen solchen Verstoß gibt, kann der Whistleblowing-Ausschuss beschließen, dass keine weitere Untersuchung erforderlich ist; in diesem Fall legt der BEMF die Meldung zu den Akten und teilt dem Hinweisgeber die entsprechende Entscheidung mit, sofern seine Kontaktdaten bekannt sind.

Werden für die weitere Untersuchung einer Meldung mehrere Informationen vom Hinweisgeber benötigt, so wird dieser darüber vom BEMF informiert. Erforderlichenfalls und je nach Umfang der jeweiligen Meldung kann zusätzliche professionelle Unterstützung durch andere Führungskräfte des Unternehmens und/oder qualifizierte externe Rechts- oder Fachberater (Wirtschaftsprüfer, Betrugsermittler usw.) eingeholt werden.

Richtet sich eine Meldung gegen ein Mitglied des Whistleblowing-Ausschusses oder befindet sich ein Mitglied des Ausschusses in einem Interessenkonflikt, so wird dieses Mitglied von der Liste der Empfänger der betreffenden Meldung gestrichen, nimmt nicht an der betreffenden Untersuchung teil und wird durch eine von den anderen Mitgliedern des Whistleblowing-Ausschusses benannte Person ersetzt.

Richtet sich eine Meldung gegen den Generaldirektor des Unternehmens oder befindet sich dieser in einem Interessenkonflikt, wird die Entscheidung des Whistleblowing-Ausschusses an den Vorsitzenden oder gegebenenfalls (wenn der Generaldirektor mit dem Vorstandsvorsitzenden des Unternehmens übereinstimmt) an den stellvertretenden Vorsitzenden des Vorstands des Unternehmens weitergeleitet, damit dieser die erforderlichen Entscheidungen treffen kann.

Je nach den Ergebnissen der Untersuchung empfiehlt der Whistleblowing-Ausschuss geeignete und notwendige Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß wirksam zu beheben und zu verhindern, dass sich ein ähnlicher Vorfall in Zukunft wiederholt. Diese Maßnahmen können unter anderem Änderungen der bestehenden Verfahren und Richtlinien des Unternehmens, die Verhängung von Disziplinarmaßnahmen, einschließlich der Kündigung des Vertrags, die Einleitung eines Gerichtsverfahrens/eines Rechtsstreits und zusätzliche Mitarbeiterschulungen umfassen.

Der BEMF unterrichtet den Hinweisgeber über die getroffenen Maßnahmen innerhalb einer angemessenen Frist, die drei (3) Monate ab der Bestätigung der Entgegennahme oder, wenn dem Hinweisgeber keine Bestätigung über die Entgegennahme zugesandt wurde, drei (3) Monate ab dem Ablauf von sieben (7) Arbeitstagen nach Erstattung der Meldung, nicht überschreiten darf.

Wenn der Hinweisgeber auf jeden Fall der Ansicht ist, dass seine Meldung nicht wirksam behandelt wurde, kann er einen externen Meldekanal wenden, wie in Klausel 7.B dargelegt.

FÜHRUNG EINES MELDUNGSARCHIVS UND SCHUTZ VON INFORMATIONEN

Das Meldungsarchiv wird in elektronischer Form und/oder in Papierform vom Whistleblowing-Ausschuss unter Einhaltung der höchsten Sicherheitsstandards des Unternehmens geführt. Alle Berichte, Unterlagen und Daten im Zusammenhang mit Untersuchungen und Überprüfungen werden für einen angemessenen und notwendigen Zeitraum gemäß Klausel 11.A aufbewahrt, um abrufbar zu sein und den Anforderungen dieser Richtlinie, des Unionsrechts und des nationalen Rechts zu genügen. Sie werden auf jeden Fall bis zum Abschluss der Untersuchung oder des Gerichtsverfahrens aufbewahrt, das aufgrund der Meldung gegen die betroffene Person, den Hinweisgeber oder Dritte eingeleitet wurde.

Es wird darauf hingewiesen, dass sowohl der BEMF als auch der Whistleblowing-Ausschuss sowie alle Personen, die an der Verwaltung und Untersuchung der Meldungen beteiligt sind, einer Vertraulichkeitsvereinbarung für die Informationen unterliegen, von denen sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben Kenntnis erhalten.

SCHUTZ DER HINWEISGEBER

Alle Hinweisgeber sind schutzberechtigt, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichende Gründe für die Annahme hatten, dass die Informationen über die mutmaßlichen Verstöße der Wahrheit entsprachen, selbst wenn sich die erstattete Meldung letztlich als falsch herausstellt.

Das Unternehmen wird keine Repressalien jeglicher Art, einschließlich Drohungen und Vergeltungsmaßnahmen, Ausgrenzung, Einschüchterung, Drohungen oder unfaire Behandlung von Personen, die in gutem Glauben einen Verstoß melden, dulden. Insbesondere sind die folgenden Formen von Repressalien verboten: a) Suspendierung, Kündigung oder vergleichbare Maßnahmen;

b) Herabstufung, Unterlassung oder Versagung einer Beförderung; c) Aufgabenverringerungn, Änderung des Arbeitsortes, Gehaltsminderung, Änderung der Arbeitszeit; d) Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen;
e) negative Leistungsbeurteilung oder Ausstellung eines schlechten Arbeitszeugnisses; f) Disziplinarmaßnahme, oder sonstige Sanktion einschließlich finanzieller Sanktionen; g) Nötigung, Einschüchterung, Mobbing oder Ausgrenzung; h) Diskriminierung oder ungleiche Behandlung; i) Nichtumwandlung eines befristeten Arbeitsvertrags in einen unbefristeten Arbeitsvertrag; j) Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags; k) vorsätzliche Schädigung (einschließlich Rufschädigung), insbesondere in den sozialen Medien, oder Herbeiführung finanzieller Verluste (einschließlich Auftrags- oder Einnahmeverluste); l) Erfassung des Hinweisgebers auf einer „schwarzen Liste“ auf Basis einer informellen oder formellen sektor- oder branchenspezifischen Vereinbarung mit der Folge, dass der Hinweisgeber sektor- oder branchenweit keine Beschäftigung mehr findet; m) vorzeitige Kündigung oder Aufhebung eines Vertrags über Waren oder Dienstleistungen; n) Entzug oder Streichung eines Diploms oder einer Genehmigung; o) psychiatrische oder ärztliche Überweisungen; p) Verweigerung oder Versagung angemessener Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen.

Jede Repressalie sollte direkt und unverzüglich dem Whistleblowing-Ausschuss gemeldet werden, der für die weitere Untersuchung des Vorfalls zuständig ist. Gegen Personen, die Repressalien ergriffen haben, werden Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung ihres Arbeitsvertrags eingeleitet.

PERSONENBEZOGENE DATEN

A. SCHUTZ DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Richtlinie erfolgt in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) und der geltenden nationalen Gesetzgebung.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist die MANTZARIS AG; es wird jedoch darauf hingewiesen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Zwecke dieser Richtlinie ausschließlich durch die MANTZARIS AG, den BEMF, den Whistleblowing-Ausschuss und/oder jede andere Person erfolgt, wie im Rahmen dieser Richtlinie für notwendig erachtet wird.

Bei der Erstattung und die Einleitung von Folgemaßnahmen über die Meldungen werden die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, so dass nur die Daten, die für die Erreichung der Zwecke dieser Richtlinie unbedingt erforderlich und angemessen sind, verarbeitet werden. Personenbezogene Daten, die offensichtlich nicht im Zusammenhang mit der Bearbeitung einer bestimmten Meldung stehen, werden nicht erhoben, und falls sie fälschlicherweise offengelegt und somit erhoben werden, werden sie nicht berücksichtigt und unverzüglich gelöscht.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit einer erstatteten Meldung erhoben wurden, werden in Übereinstimmung mit den Sicherheitsstandards des Unternehmens für einen angemessenen und notwendigen Zeitraum von höchstens fünf (5) Jahren in Papier- und/oder elektronischer Form aufbewahrt. Danach werden die Daten sicher vernichtet, sofern nicht anderweitig gesetzlich vorgeschrieben ist, oder irgendein rechtliches, gerichtliches oder disziplinarisches Verfahren eingeleitet wurde; in diesem Fall können die Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden.

Das Unternehmen bittet die Hinweisgeber, in ihren Meldungen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten über sich selbst, die betroffenen Personen der Meldungen oder Dritte einzuschließen, es sei denn, eine solche Einbeziehung wird als absolut notwendig erachtet, um eine Meldung zu untermauern. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind Informationen, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

B.ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE FÜR DIE VERARBEITUNG DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Die im Rahmen des internen Meldesystems erhobenen personenbezogenen Daten aller Beteiligten werden ausschließlich im Zusammenhang mit der betreffenden Meldung und nur zu dem Zweck verarbeitet, die Gültigkeit der Meldung zu überprüfen und einen konkreten Vorfall eines mutmaßlichen Verstoßes zu untersuchen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist: a) die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Unternehmens, die sich aus dem Hellenischen Gesetz Nr. 4990/2022 ergibt, das die Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Kanals für die Meldung von Verstößen vorsieht, und b) das berechtigte Interesse des Unternehmens an der Vorbeugung und Bekämpfung von schlechten Praktiken oder Unregelmäßigkeiten bei der Ausübung seiner Geschäftstätigkeit.

C. POTENZIELLE EMPFÄNGER DER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Zugang zu den in den Meldungen enthaltenen personenbezogenen Daten können nur diese Personen erhalten, die an der Verwaltung und Untersuchung eines Vorfalls beteiligt sind, wie der BEMF, die Mitglieder des Whistleblowing-Ausschusses sowie bestimmte Führungskräfte und/oder qualifizierte externe Berater, deren Unterstützung gegebenenfalls angefordert wird.

Zugang zu den entsprechenden Daten können auch die zuständigen Aufsichts-, Ermittlungs- oder sonstigen öffentlichen Behörden erhalten, wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht oder wenn im Zusammenhang mit einer Untersuchung einer Meldung ein Gerichts- oder sonstiges Verfahren eingeleitet wird.

D. ÜBERMITTLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN AUSSERHALB DER EU/DES EWR

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Betrieb des Einreichungssystems der internen Meldungen erhoben werden, werden nicht außerhalb der Europäischen Union und/oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt. Sollte ausnahmsweise eine solche Übermittlung erforderlich werden, so wird sichergestellt, dass angemessene Datenschutzgarantien vorgesehen sind und die Übermittlung im Einklang mit der geltenden Gesetzgebung erfolgt.

E. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN DER DATEN UND MÖGLICHE EINSCHRÄNKUNGEN

Als betroffene Person Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie die folgenden Rechte, die Sie jederzeit ausüben können, vorbehaltlich einiger Ausnahmen, die in der DSGVO oder im anwendbaren Recht vorgesehen sind:

Sie haben das Recht, Auskunft anzufordern, ob Ihre personenbezogenen Daten vom Unternehmen verarbeitet werden, und wenn dies der Fall ist, können Sie Zugriff und Kopien erhalten;
Sie haben das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger Daten, die Aktualisierung Ihrer Daten bzw. die Ergänzung fehlender Daten zu verlangen;
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht notwendig sind oder Sie der Ansicht sind, dass sie unrechtmäßig verarbeitet wurden;
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig sind oder die Verarbeitung unnötig oder unrechtmäßig ist;
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten zu widerrufen, wenn diese als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient;
Sie haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit, nämlich unter bestimmten Bedingungen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln;
Sie haben das Recht, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen;
Sie haben das Recht, sich an die Datenschutzbehörde zu wenden. Informationen über die Zuständigkeit der Behörde und darüber, wie Sie eine Beschwerde einreichen können, finden Sie auf ihrer Webseite unter www.dpa.gr.

Bitte beachten Sie, dass die Ausübung und/oder der Grad der Befriedigung der oben genannten Rechte Einschränkungen unterliegen kann, soweit dies zur Beweissicherung und zur reibungslosen Untersuchung einer Meldung sowie zum Schutz der Rechte und Freiheiten anderer am Meldesystem beteiligter Parteien für notwendig erachtet wird. Das Recht auf Information kann beispielsweise so lange und in dem Umfang verweigert werden, wie dies zur Verhinderung und Abwehr von Versuchen, die Meldung zu behindern, Folgemaßnahmen, insbesondere im Hinblick auf Ermittlungen, zu behindern, zu vereiteln oder zu verzögern, oder zur Identifizierung der Hinweisgeber sowie zu deren Schutz vor Repressalien erforderlich ist.

SENSIBILISIERUNG UND SCHULUNG

Das Unternehmen fördert Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen, um eine möglichst umfassende Kenntnis und wirksame Umsetzung dieser Richtlinie zu gewährleisten. Zu diesem Zweck werden dem Personal und allen interessierten Parteien angemessene und wiederkehrende Schulungen (persönlich und/oder online) über die Umsetzung dieser Richtlinie und über die allgemeine Funktionsweise des internen Meldesystems angeboten.

ÄNDERUNGEN AN DIESER RICHTLINIE

Das Unternehmen ist bestrebt, das Meldesystem kontinuierlich zu verbessern und seine Wirksamkeit zu gewährleisten. Zu diesem Zweck wird es die Annahme dieser Richtlinie überwachen und sie jährlich überprüfen. Änderungen und Aktualisierungen dieser Richtlinie werden allen interessierten Parteien ordnungsgemäß und rechtzeitig durch Veröffentlichung auf der Webseite des Unternehmens und im internen Netzwerk mitgeteilt.

KONTAKT

Falls Sie irgendeine Frage zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Informationen über Ihre Rechte als betroffene Person und deren Ausübung benötigen, können Sie sich an uns wenden:

Per Post (An: MANTZARIS ANONYMOS ETAIREIA (MANTZARIS AG), Zur Kenntnis des: Beauftragten für die Entgegennahme der Meldungen und Folgemaßnahmen, Thesi Tsakiri, Zevgolatio-Korinthia, PLZ 200 01, Griechenland) oder
Per E-Mail ([email protected]).

Falls Sie Fragen zum Verfahren für die Verwaltung der Meldungen, zur Art der zu meldenden Verstöße oder zu anderen relevanten Fragen haben, können Sie sich an uns wenden:

Per Post (An: MANTZARIS ANONYMOS ETAIREIA (MANTZARIS AG), Zur Kenntnis des: Beauftragten für die Entgegennahme der Meldungen und Folgemaßnahmen, Thesi Tsakiri, Zevgolatio-Korinthia, PLZ 200 01, Griechenland) oder
Per E-Mail ([email protected]).

Wir danken Ihnen für Ihre Beteiligung an den kontinuierlichen Bemühungen von MANTZARIS AG, ein Höchstmaß an ethischem und professionellem Verhalten zu gewährleisten, hohe Standards für gute Unternehmensführung und Ethik aufrechtzuerhalten und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Transparenz, Zusammenarbeit, Integrität und gegenseitiges Vertrauen vorherrschen.